Commission d’attribution 2

Commission d’attribution 2

Le Conseil d’Administration fixe la politique d’attribution qui doit être appliquée par la Commission d’Attribution. Cette dernière agit dans un cadre législatif et réglementaire très strict afin d’assurer des conditions d’équité et de transparence pour toutes les personnes en demande d’un logement et satisfaisant aux conditions réglementaires.

Composée d’un Président et d’ Administrateurs, elle doit procéder à des attributions nominatives.

Titulaires :
  • M. COQUISART
  • M. FELAN
  • M. DUMONT
  • M. LENOIR
  • Mme PETIT
  • M. GARDIN
  • Mme LEVEUGLE
  • Mme MOREL
Suppléants :
  • Mme HEUX
  • Mme GUISELAIN
  • M. CASSEZ
  • M. LELIEVRE
  • M. BEGUE
  • Mme MORIN COCQUERELLE
  • Mme LEGRAND
  • Mme VERWAERDE
Commission attribution 2

REGLEMENT INTERIEUR

Pour tout ce qui n’est pas expressément prévu au présent Règlement Intérieur, il convient de se référer au Code de la Construction et de l’Habitation (CCH) qui organise tant la structure que les principes de fonctionnement des Offices Publics de l’Habitat.

Article 1- Objet

La Commission d’Attribution des Logements (CAL) est créée par le Conseil d’Administration (CA) en vertu des articles L 441-2 et  R 441-9 du CCH. Il en désigne dans le cadre des dispositions légales et réglementaires, les membres permanents.

Le Conseil d’Administration définit les orientations applicables à l’attribution des logements. Il valide, sur proposition de la Commission d’Attribution des logements, le Règlement Intérieur de cette Commission qui fixe les règles d’organisation et de fonctionnement et précise, notamment, les règles de quorum régissant ses délibérations.

Article 2 – Devoir de discrétion

Les membres de la Commission d’Attribution des logements sont tenus à respecter les droits fondamentaux suivants :

  • Garantir et vérifier l’égalité de traitement des demandeurs
  • Etre impartial
  • Assurer la confidentialité des données personnelles fournies par les demandeurs
  • Observer un devoir de réserve

Les personnes appelées à assister à la Commission d’Attribution des logements, dont les collaborateurs de Terre d’Opale Habitat notamment chargés de préparer, d’exécuter les décisions et d’assurer le secrétariat de la Commission, sont tenues à une obligation de discrétion à l’égard des tiers sur le contenu des débats en séance.

Les membres de la Commission d’Attribution des logements s’obligent à se préserver de tout risque de conflits d’intérêt lié à leur mandat au sein de cette Commission.

Les fonctions de membre de la Commission d’Attribution des logements sont gratuites. Toutefois, conformément à l’article R.421-10 du Code de la Construction et de l’Habitation, les Administrateurs perçoivent, par décision adoptée par le Conseil d’Administration, une indemnité forfaitaire de déplacement pour la participation aux réunions des Commissions de l’établissement et ce, quel que soit le nombre de Commissions journalières auxquelles ils participent dans la journée.

 

Article 3 – Composition de la Commission d’Attribution

Conformément à l’article R441-9 et L 441-2, la Commission d’Attribution de Terre d’Opale Habitat est composée de :

Avec voix délibérative :

  • 6 membres désignés par le Conseil d’Administration dont 1 membre représentant les locataires.
  • Du ou de la Président (e) de l’EPCI ou de son ou sa représentant (e), pour l’attribution de ses logements.
  • Du ou de la Maire de la Commune où sont situés les logements à attribuer, ou de son ou sa représentant (e), pour l’attribution de ses logements.
  • Du représentant de l’Etat dans le Département, ou l’un de ses représentants qui est membre de droit de la Commission d’Attribution.

 

Avec voix consultatives (Art R 441-9-II 4ème du CCH) :

  • Un représentant des organismes bénéficiant de l’agrément relatif à l’ingénierie sociale, financière et technique prévue à l’article  365-3, désigné dans les conditions prévues par décret.
  • Le Président de la Commission peut appeler à siéger, à titre consultatif, un représentant des Centres Communaux d’Action Sociale ou un représentant du service chargé de l’action sanitaire et sociale du département du lieu d’implantation des logements.

 

Voix Prépondérante :

Le Président(e) de l’EPCI ayant compétence en matière de Programme Local de l’Habitat dispose d’une voix prépondérante en cas d’égalité des voix, lorsque la CAL statue sur l’attribution de logements situés sur leur territoire (art. L. 441-2 du CCH).

Cette voix lui sera attribuée dès lors que les conditions ci-dessous seront réunies :

–  Une Conférence Intercommunale du Logement a été créé ;

– Un Plan Partenarial de Gestion de la Demande de logement social et d’information des demandeurs a été adopté.

Si ces deux conditions cumulatives ne sont pas réunies, le Maire de la Commune sur laquelle se situent les logements à attribuer dispose de la Voix Prépondérante.

En l’absence du ou de la Présidente de l’EPCI, la Voix Prépondérante revient Maire de la Commune sur laquelle se situent les logements à attribuer.

En l’absence des intéressés, les textes ne prévoient pas de report de la Voix Prépondérante.

Article 4 – Durée du mandat des Administrateurs membres de la Commission

Chaque administrateur, membre de la Commission d’Attribution des logements, est désigné pour une durée correspondant à la durée de son mandat d’Administrateur.

Compte tenu de l’importance de l’ensemble des règles déontologiques précitées, Terre d’Opale Habitat – Office Public de l’Habitat se réserve le droit, dans tous les cas où un membre de la Commission se trouverait en contradiction avec les règles du présent règlement intérieur d’engager toute action dans les conditions fixées au Règlement Intérieur du Conseil d’Administration et selon la législation en vigueur.

 

Article 5 – Modalités de convocation des membres avec voix délibérative ou consultative

Afin de garantir une fluidité maximale dans le traitement des candidatures, la Commission d’Attribution se réunit au moins deux fois par mois au siège de Terre d’Opale Habitat, selon un calendrier fixé annuellement remis à chaque membre de droit et valant convocation pour 9h00 sauf changement.

La Commission d’Attribution peut augmenter ou diminuer la fréquence de ses séances en cas de besoin ; les modifications éventuellement apportées étant communiquées à chacun.

Au moins deux jours avant  la Commission d’Attribution, sont adressés par courrier électronique l’ordre du jour et la liste des candidats présentés.

Cette convocation peut être envoyée par tout moyen, y compris par télécopie ou par courrier électronique. Il en est de même des pièces ou documents nécessaires à la préparation de la réunion ou établis à l’issue de celle-ci.

Dans l’exercice de leur mandat, les membres de la Commission disposent en temps utile et sous une forme claire et appropriée de toutes les informations nécessaires à l’exercice de leurs missions.

 

Article 6 – Rôle et pouvoirs du Président

Le rôle du Président est administratif ; il lui revient de convoquer la Commission et d’organiser les discussions. Il fixe l’ordre du jour de la Commission.

Le Président assure l’autorité de la police intérieure de la Commission : il est le garant des règles de prise de parole.

Sur décision de son Président, la Commission peut entendre tout membre du personnel de l’office, y compris son Directeur Général ou toute personne extérieure et toute personne dont l’audition est de nature à éclairer les délibérations. Les personnes ainsi entendues ne participent pas au vote.

Le secrétariat de la Commission est assuré par les services de Terre d’Opale Habitat – Office Public de l’Habitat, qui assistent aux séances sans participer aux débats.

Tout membre de la Commission peut demander qu’il soit fait mention de son désaccord avec l’avis rendu.

 

Article 7 – Obligations des membres de la Commission

Les membres de la Commission ne peuvent prendre part aux délibérations lorsqu’ils ont un intérêt personnel à l’affaire qui en est l’objet.

Un membre de la Commission intéressé à un dossier se fait remplacer par son suppléant. Avant d’accepter ses fonctions de membre de la Commission, tout candidat doit s’assurer qu’il a connaissance des obligations générales et particulières à sa charge et, en particulier, des textes légaux et réglementaires régissant leurs fonctions.

L’acceptation de la fonction au sein de la Commission entraîne l’engagement de respecter le présent Règlement Intérieur.

Il est à noter que lorsqu’ils participent aux Commissions et exprime son vote, les membres de la Commission représentent et agissent dans l’intérêt social de Terre d’Opale Habitat – Office Public de l’Habitat.

Ils s’interdissent toute relation avec les services de l’Office, hormis les personnes dûment désignées par le Directeur Général pour assurer le bon fonctionnement de la Commission.

Chaque membre s’engage, en toutes circonstances, à maintenir son indépendance d’analyse, de jugement, de décision et d’action et à rejeter toute pression, directe ou indirecte, pouvant s’exercer sur lui et pouvant émaner d’Administrateurs, de groupes particuliers de créanciers, de fournisseurs, de locataires ou de prospects et en général de tout tiers.

Article 8 – Règles de quorum et de prise des décisions

Les membres titulaires, qui composent la Commission d’Attribution des logements, élisent en leur sein à la majorité absolue le ou la Président(e) de la Commission.

En cas de partage égal des voix, le candidat le plus âgé est élu Président. Ils élisent également un Vice-Président.

En cas d’absence du Président et Vice-Président,  les membres  désignent un Président de  séance.

La Commission d’Attribution des logements ne peut valablement délibérer que si le quorum de 3 membres de la Commission ayant voix délibérative est atteint.

Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés.

Le Maire de la Commune où sont situés les logements à attribuer ou son représentant participe avec voix délibérative aux séances uniquement pour ce qui concerne les candidatures pour l’attribution des logements implantés sur le territoire de la Commune qu’il représente.

En cas d’absence préalablement déclarée d’un titulaire de la Commission, est convoqué, un suppléant

En cas de litige, le Président peut décider d’avoir recours au vote par bulletin secret.

En l’absence des intéressés, les textes ne prévoient pas de report de la Voix Prépondérante. Dans le cadre du présent règlement, en cas de partage des voix, il est proposé que le Président statue, après avoir entendu les arguments de chacun des membres, sur la décision à apporter.

Article 9 – Rôle de la commission d’attribution

L’activité de la Commission s’exerce sur une partie du patrimoine de l’Office Public de l’Habitat de Calais, déterminé en annexe (patrimoine commission d’attribution n° 2). Tout nouveau groupe sera également affecté automatiquement à cette Commission d’attribution n° 2.

Toutes les attributions réalisées sur ce patrimoine de Terre d’Opale Habitat relèvent d’une décision de cette Commission d’Attribution dans le respect du cadre réglementaire et des critères de priorité définis par la loi. Ces critères sont appliqués quel que soit le contingent de réservation du logement par le biais duquel le candidat est proposé.

 

Article 10 – Fonctionnement de la Commission

Les séances de la Commission d’Attribution se tiennent à raison de deux fois par mois un jeudi sur 2, au siège de Terre d’Opale Habitat, sauf décision contraire du Président. Si nécessaire, des séances supplémentaires peuvent être mises en place avec l’accord du Président.

Une feuille de présence est signée, à l’ouverture de la séance, par les membres permanents et, en cours de séance, par les participants avec voix consultative.

L’ensemble des dossiers de candidature présentés en séance, comprenant les éléments et justificatifs fournis par les demandeurs lors de l’instruction de leur demande par les services de Terre d’Opale Habitat, est à la disposition de la Commission d’Attribution pour toute précision nécessaire qui ne serait pas incluse dans la fiche de synthèse dans le respect de l’article R441-2-4-1 du CCH.

Les candidatures pour lesquelles les conditions de recevabilité de la demande ne sont pas attestées (défaut de justificatif de régularité de présence sur le territoire national pour toutes les personnes à reloger, défaut d’avis d’imposition, demande de logement radiée, …) ne sont pas étudiées. Par exception, la Commission peut accepter un élément marquant sous réserve d’avoir l’assurance d’une régularisation du dossier dans les plus brefs délais dans le respect de l’article R 441-3 du CCH (Attribution du logement proposé à un candidat sous condition suspensive).

Les éléments de recevabilité du dossier, sont appréciés au jour de l’attribution.

Sauf en cas d’insuffisance du nombre des candidats, les Commissions d’attribution prévues à l’article L. 441-2 examinent au moins trois demandes pour un même logement à attribuer. Il est fait exception à cette obligation quand elles examinent les candidatures de personnes désignées par le Préfet en application du septième alinéa du II de l’article L. 441-2-3 ou les candidatures présentées pour l’attribution de logements ayant bénéficié de la subvention mentionnée à l’article R. 331-25-1.

Dans un contexte de vacance récurrente, la Commission peut décider de proposer simultanément plusieurs logements équivalents et précisément identifiés à un même candidat, liberté étant donnée à celui-ci de faire son choix.

Le Président de la Commission pourra à tout moment prendre connaissance du relevé de toutes les demandes en attente sur telle localisation et/ou tel type de logement.

Pour chaque dossier examiné, la Commission d’Attribution fonde sa décision sur les dispositions légales, réglementaires et conventionnelles suivantes :

  • Article L 441 et suivants du Code de la Construction et de l’Habitation et R 441-1 et suivants de ce même code relatifs aux Conditions d’attribution des logements et plafonds de ressources ;
  • Plan Départemental d’Action pour le Logement et l’Hébergement des Personnes Défavorisées (PDALHPD) ;
  • Tout document cadre à venir liés à la Conférence Intercommunale du Logement ou, à l’évolution du volet législatif et notamment, la Convention Intercommunale d’Attribution

La Commission d’Attribution des logements est souveraine dans ses décisions et indépendante des services de Terre d’Opale Habitat.

Article 11 – Taux d’effort

Par délibération du 30 octobre 2012, Terre d’Opale Habitat a opté pour un  taux d’effort maximum admis en général de 33 % ; toutefois,

  • Pour les logements ayant des charges générales ainsi que le chauffage et eau compris (exemple Mallet Stevens), il a été décidé que la Commission pourrait accepter un taux d’effort pour le candidat de 38 %.
  • Pour les logements ayant les charges générales et le chauffage compris, il a été décidé que la Commission pourrait accepter un taux d’effort jusque 35 %.

Les logements n’ayant que les charges générales peuvent se voir doter d’un forfait charges fictif de :

  • Pour un T1/T2 : 90 euros
  • Pour un T3/T4 : 100 euros
  • Pour un T5/T6 : 110 euros

Dans ces conditions, la Commission peut attribuer le logement avec un taux d’effort de 38 % pour le candidat.

Article 12 – Relogement d’urgence à titre précaire

Sont exclus d’un examen en Commission d’Attribution, les Conventions d’Occupations Précaires (COP) passées dans le cadre d’un relogement temporaire suite à un sinistre, un programme de travaux nécessitant un relogement provisoire.

Néanmoins une information sur ces conventions sera effectuée en séance et annexée au procès-verbal de Commission.

 

Article 13 – Modalités de communication des décisions de la Commission d’Attribution

Les demandeurs bénéficiant d’une attribution recevront un courrier les informant du résultat de la Commission d’Attribution.

Tout rejet d’une demande d’attribution sera notifié par écrit au demandeur, dans un document exposant le ou les motifs du refus d’attribution conformément à l’article L441-2-2 du CCH.

Article 14 – Procès-verbaux

Chaque séance fait l’objet d’un procès-verbal, signé le Président de la Commission. Toute décision de refus est motivée.

Dans un contexte de marché détendu, un document est annexé si nécessaire au compte rendu afin de justifier des situations particulières (présentation d’un seul candidat, …).

Article 15 – Bilan d’activité de la Commission d’Attribution

Le ou la Président(e) de la Commission d’Attribution des logements présente et commente, une fois par an, le bilan d’activité des attributions de logements au Conseil d’Administration.

 

Article 16 – Application et contrôle

Le contrôle de la bonne application du présent règlement est confié au Président.

Article 17 – Règlement Général Européen sur la Protection des Données (RGPD)

« Le Règlement Général Européen sur la Protection des Données (RGPD) a été adopté le 14 avril 2016. Il est le socle de la réglementation applicable en matière de données personnelles. En outre, le RGPD impose que dès la mise en place d’une commission, la protection des données personnelles soit prise en compte. La législation induit de fait de minimiser autant que possible la collecte de données personnelles nécessaires à la finalité de la commission, de déterminer leur durée de conservation et, de préparer les mentions d’information et le recueil du consentement des intéressés.

En outre, en cas de fuite de données, la commission devra, sauf adaptation prévue par la loi française, notifier auprès du Délégué de Protection des données la violation de son système dans un délai de 72 heures, et en informer corrélativement les personnes dont les données figuraient dans les traitements.

Les membres des commissions obligatoires prévues par le Code de la construction et de l’habitation sont ou peuvent être destinataires de données à caractère personnel concernant des personnes physiques dans le cadre de leurs missions.

Chaque Administrateur s’engage en conséquence, à se conformer aux obligations selon les termes du RGPD n° 2016/679 entré en vigueur le 25/05/2018 ; notamment de :

– Respecter les finalités des traitements repris au registre tenu par l’Office ; y compris ne pas céder, communiquer, ni d’utiliser à d’autres fins que celles fixées par les attributions de la commission dont l’administrateur est membre ;

– Assurer la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données placées sous sa responsabilité ;

– Garantir le secret professionnel portant sur les données sensibles ;

– Effacer les données personnelles dès qu’elles ne sont plus utiles ;

– Coopérer avec le responsable de traitement pour assurer la protection des données ; y compris d’assister ce dernier à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d’exercer leur droit d’accès et de rectification ;

– Signaler au responsable de traitement, dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, toute violation des données personnelles.

Au-delà des procès-verbaux réglementaires, aucune donnée personnelle ne pourra figurer dans les comptes rendus. Par ailleurs aucun procès-verbal nominatif ne pourra être conservé au-delà de sa durée réglementaire. »